TIM DAN KERJA SAMA KELOMPOK / KOMUNIKASI DAN NEGOSIASI

BAB 18

TIM DAN KERJA SAMA KELOMPOK

1.      Apa saja tipe tim utama yang dijumpai dalam organisasi?

1. Tim Formal dan Informal

2. Tim Berprestasi Tinggi atau Tim Super

3. Tim yang Mengelola Sendiri

4. Tim yang Mengelola Sendiri di XEL COMUNICATIONS

2.      Apa yang disebut tim super?

Adalah suatu kelompok yang terdiri dari 3 sampai 30 orang pekerja yang diambil dari berbagai bidang sebuah korporasi yang bekerja sama untuk memecahkan masalah yang sehari hari dihadapi oleh pekerja.

3.      Apa yang disebut tim yang mengelola sendiri?

Adalah tim yang mengelola diri sendiri atau kelompok kerja yang mengelola sendiri.

4.      Apa yang dimiliki oleh semua kelompok?

-Pemimpin

-Anggota

-Tujuan

5.      Bagaimana cara meningkatkan kekompakan tim?

1.      Memperkenalkan Persaingan. Adanya konflik dengan individu luar atau kelompok lain akan meningkatkan kekompakan kelompok.

2.      Meningkatkan Ketertarikan Antar Pribadi. Seseorang kemungkinan besar akan bargabung dengan sebuah Tim dimana dalam anggota tim tersebut ada anggota yang ia kenal atau ia kagumi.

3.      Meningkatkan Interaksi. Meningkatnya interaksi dapat memperbaiki persahabatan dan komunikasi dalam tim.

4.      Menciptakan Tujuan Bersama Dan Rasa Senasib. Adanya seperangkat tujuan yang jelas untuk dicapai bersama dan adanya rasa senasib membuat sebuah tim menjadi sangat dekat dan merasa saling diperhatikan.

 

6.      Bagaimana cara membuat tim lebih efektif?

Dalam sebuah tim manajer harus menentukan peran, membangun norma, dan menentukan tujuan dari tim agar bisa berfungsi dengan efektif. Tim yang efektif dibangun oleh manajer yang melakukan tindakan tertentu untuk membantu orang-orang berkumpul dan bekerja dengan baik.

7.      Bagaimana manajer dapat menangani konflik didalam tim? 

Seorang manajer sebaiknya menangani konflik dengan membawa konflik secara terbuka agar dapat diselesaikan dengan baik.

BAB 19

KOMUNIKASI DAN NEGOSIASI

1.      Mengapa komunikasi efektif itu penting bagi manajer?

Komunikasi yang efektif penting bagi manajer karna tiga alasan ut ama:

-Pertama komunikasi menyediakan saluran umum untuk proses manajer. Yaitu merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan.

-Kedua keterampilan komunikasi yang efektif dapat membuat manajer menggunakan berbagai bakat yang tersedia dalam dunia multi budaya dari organisasi.

-Ketiga ternyata manajer menghabiskan banyak waktunya untuk berkomunikasi.

2.      Buat daftar dan hubungkan elemen-elemen utama dalam model komunikasi yang  diperluas.

Mengirimkan                                                                                                                                   Menerima                                                            Pesan                                   Pesan                 Menerima                                                                                                                        Mengirimkan

3.      Apa saja beberapa pertimbangan yang perlu dipikirkan dalam memilih saluran yang tepat untuk pesan seseorang?

Sebaiknya memilih saluran yang sesuai dengan pesan.

Pada dasar nya, berkomunikasi langsung dengan tatap muka akan menjadi saluran komunikasi yang efektif. Dengan bertatap muka kita bisa memperlihatkan rasa emosi, pemahaman, atau sikap terbuka dan mau mendengar. Hal itu juga dapat mencegah beredarnya rumor.

4.      Apa yang disebut “gangguan” dalam system komunikasi?

Gangguan adalah factor apapun yang mengganggu, membingungkan, atau mencampuri komunikasi. Gangguan dapat timbul dalam saluran komunikasi, atau metode pengiriman (seperti udara untuk pembicaraan lisan atau kertas untuk surat).

5.      Uraikan hambatan umum bagi komunikasi antar pribadi yang efektif. Bagaimana hambatan ini dapat diatasi?

Hambatan Umum:

1.      Persepsi Selektif. Suatu proses yang menyeluruh dengan mana seseorang menseleksi, mengorganisasi, dan mengertikan segala sesuatu dilingkungan nya.

2.      Status Komunikator. Adalah kecendrungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik pengirim (sumber).

3.      Keadaan Membela Diri. Perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita atau keduanya dapat menimbulkan hambatan dalam komunikasi.

4.      Pendengaran Lemah. Hanya mendengarkan saja tetapi tidak ada pemahaman bahkan tidak ada ketertarikan terhadap bahan pembicaraan.

5.      Ketidaktepatan Penggunaan Bahasa. Penggunaan bahasa yang tidak tepat dapat menimbulkan pemahaman yang berbeda dari pendengar dan pembicara.

Cara Mengatasi:

Pelajaran bagi manajer untuk memahami sebanyak mungkin tentang kerangka kesukaan, kebutuhan, motif, tujuan, dan tingkat bahasan dari penerima, agar dapat mengkomunikasikan pengertian secara efektif.  

6.      Apa empat factor yang mempengaruhi keefektifan komunikasi organisasi? Bagaimana cara mengarahkan pengaruh ini?

1.      SALURAN KOMUNIKASI FORMAL

2.      STRUKTUR WEWENANG

3.      SPESIALISASI PEKERJAAN

4.      KEPEMILIKAN INFORMASI

7.      Apa fungsi komunikasi vertical? Bagaimana komunikasi vertical yang akurat dan lengkap dapat terganggu?

Komunikasi vertical terdiri dari komunikasi keatas dan kebawah lewat rantai komando organisasi.

-Fungsi utama komunikasi keatas adalah memberikan informasi kepada tingkat yang lebih atas mengenai apa yang terjadi ditingkat yang lebih rendah.

-Fungsi utama komunikasi kebawah adalah memberikan saran, memberi tahu, mengarahkan, memberikan instruksi dan mengevaluasi karyawan serta menyediakan informasi mengenai sasaran dan kebijakan perusahaan kepada anggota organisasi.

Masalah dalam komunikasi vertical

-Komunikasi kebawah biasanya disaring, dimodifikasi, atau dihentikan disetiap tingkat ketika manajer memutuskan apa yang seharusnya diteruskan kepada karyawan mereka.

-Komunikasi keatas biasanya disaring, dipadatkan, atau diubah oleh manajer menengah yang melihatnya sebagai bagian dari pekerjaan mereka untuk melindungi manajer tingkat atas dari data tidak penting yang berasal dari tingkat bawah.

8.      Apa fungsi desas-desus? Mengapa manajer kadang-kadang menggunakan desas-desus? Rantai mana yang paling baik digunakan dalam organisasi?

-Desas desus mempunyai beberapa fungsi yang berkaitan pekerjaan. Misalnya walaupun desas desus itu sulit dikendalikan, seringkali berjalan jauh lebih cepat daripada saluran komunikasi formal.

-Manajer dapat menggunakan nya untuk mendiskusikan informasi lewat “bocoran” yang direncanakan atau dengan bijaksana menambahkan keterangan “ini hanya antara kita berdua saja”.

-Rantai yang paling baik digunakan dalam Organisasi adalah rantai kelompok yaitu dimana si A menyampaikan informasi kepada beberapa orang tertentu, beberapa diataranya kemudian memberitahu beberapa orang tertentu yang lain.

9.      Bagaimana hambatan bagi komunikasi organisasi dapat  diatasi?

Seorang manajer memberikan wewenang untuk membuat keputusan agar mencapai suatu tujuan dengan efektif

10.   Apa saja elemen kunci dalam situasi negosiasi? Bagaimana negosiasi dapat digunakan untuk mengatasi konflik?

Elemen utama dari negosiasi adalah pengirim, penyandian, pesan, saluran, penerima, pengartian, dan gangguan.

Dengan negosiasi proses komunikasi akan menjadi semakin jelas sehingga bisa menyelesaikan kejanggalan atau masalah yang ada.

11.   Mengapa negosiator mempunyai alasan yang baik untuk menahan dan berbagi informasi dalam proses tawar menawar?

Agar proses tawar-menawar dapat bertahan lama, proses tawar-menawar yang bertahan lama merupakan hasil yang stabil dalam tawar-menawar. Stabilitas merupakan salah satu sifat yang penting dalam tawar menawar (negosiasi).

12.   Situasi kontemporer apa yang tampaknya menjadi contoh hasil negosiasi yang stabil dan hasil negosiasi yang tidak stabil? Apa yang membuat situasi ini stabil atau tidak stabil?

Contoh negosisasi:

Stabil: hasil negosiasi terasa memuaskan kedua belah pihak.

Tidak Stabil: salah satu pihak atau keduanya merasa menyesal dengan hasil negosiasi.

Situasi yang menyebabkan negosiasi menjadi stabil adalah jika hasil negosiasi dapat bertahan lama dan situasi yang menyebabkan negosiasi tidak stabil, bila salah satu pihak atau keduanya merasa menyesal karna telah menyetujui negosiasi sehingga membuat mereka ingin melakukan negosiasi ulang dan tidak jarang ini dilakukan dengan cara yang bermusuhan.